Hoe verloopt het mediationproces?

Onderstaand geeft u een uitgebreide beschrijving van het totale mediation traject. Na uw mediation opleiding bent u volledig op de hoogte van dit proces en bezit u de vaardigheden om dit tijdens de mediation toe te passen en toe te lichten aan de partijen.

Een conflict met partner, buren, familie of zakenrelatie? Daar willen mensen zo snel mogelijk van af. Zeker in die gevallen waarin partijen weer met elkaar verder willen of moeten. Voor bijna elke ruzie of conflict bestaat een oplossing die voor partijen allebei acceptabel is. Vaak is de ruzie echter al zo hoog opgelopen, dat de meeste mensen die oplossing niet meer kunnen zien. Mediation kan dat veranderen.

Met mediation lossen partijen het probleem zelf op. Een onafhankelijke bemiddelaar helpt daarbij. Hij brengt de communicatie weer op gang, begeleidt de gesprekken en bewaakt het proces. De mediator helpt beide partijen bij het vinden van een oplossing voor het conflict.

Verschillende partijen lossen een conflict op

Wat is mediation?

Met mediation lossen partijen samen het conflict op met hulp van een onafhankelijke mediator. Het grote verschil met advocaten en rechters is dat de mediator geen standpunt inneemt, geen oplossingen bedenkt en geen beslissingen neemt. Dat doen partijen zelf. De mediator begeleidt partijen daarbij. Partijen werken en denken dus zelf actief mee en bepalen zelf de oplossing. Hierdoor is de oplossing vaak beter dan een opgelegde uitspraak van bijvoorbeeld een rechter. De mediator kiest geen partij, maar blijft onafhankelijk en neutraal.

Er gelden 2 belangrijke uitgangspunten bij mediation

Vertrouwelijkheid en geheimhouding

In een conflict vertrouwt men elkaar soms niet meer. Tijdens de mediation wordt er juist gewerkt aan het herstellen van het vertrouwen. Daarom valt alles wat tijdens de mediation gesprekken besproken wordt onder de geheimhoudingsplicht. Dit geldt ook voor de eventuele gespreksverslagen, overeenkomsten en zelfs voor de uitkomst van de mediation. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor de mediator.

In het algemeen zijn er geen anderen (zoals advocaten, adviseurs) bij de mediation aanwezig. Maar soms kan het toch goed of nodig zijn dat een advocaat of adviseur bij een gesprek aanwezig is. Bijvoorbeeld om de gevolgen van een oplossing te bepalen. Dat mag, als partijen het vooraf afspreken. De advocaat of adviseur moet zich dan ook houden aan de geheimhoudingsplicht.

Vrijwilligheid

Een mediation kan alleen starten als beide partijen aan mediation willen meedoen. Partijen kunnen niet gedwongen worden. Anders is mediation gedoemd te mislukken. Ook als een ander mediation voorstelt (bijvoorbeeld uw werkgever of op doorverwijzing van de rechter) zijn partijen niet verplicht om deel te nemen. Mediation biedt veel voordelen en is geschikt voor veel verschillende conflicten. Het is dus belangrijk een weloverwogen keuze te maken.

Voor wie is mediation?

Zolang het niet gaat om strafrechtelijke zaken, kan mediation bij alle soorten conflicten worden toegepast: bij echtscheidingen, burenruzies, arbeidsconflicten en huurgeschillen is deze methode vaak succesvol.

Mediation is zeker aan te raden wanneer emotionele en relationele factoren een belangrijke rol spelen. Bij echtscheidingen of arbeidsgeschillen hebben partijen er bijvoorbeeld alle belang bij dat na de oplossing van het conflict men nog met elkaar overweg kan. De kans dat dat lukt wordt groter als partijen sámen naar een oplossing zoeken. Het is tegenwoordig heel gebruikelijk in grote zakelijke conflicten juist voor mediation te kiezen. Een gang naar de rechter kost vaak meer tijd dan in een zakelijk conflict gewenst is.

In welke gevallen is mediation geschikt?

Of mediation geschikt is voor een conflict, hangt af hoe partijen tegen het conflict aankijken. Het is in ieder geval belangrijk dat beide partijen het conflict echt op willen lossen, ondanks de problemen of moeizame communicatie met de ander.

Mediation is uitermate geschikt in deze gevallen:

  • Partijen willen de oplossing in eigen hand houden.
  • Partijen willen of moeten de relatie met de andere partij behouden (of goed afsluiten).
  • Beide partijen zijn bereid om met de andere partij te praten en samen een oplossing tevinden.
  • Beide partijen zijn bereid een onafhankelijk en neutraal persoon in te schakelen die het proces begeleidt.
  • Partijen zoeken naar een creatieve oplossing omdat een juridische beslissing niet alles kan oplossen.
  • Er zijn problemen in de communicatie met de ander, maar partijen willen het conflict wel opgelost hebben.

De voordelen van mediation zijn:

  • Het proces verloopt sneller dan een juridische procedure.
  • Het is vaak goedkoper dan een juridische procedure
  • Omdat partijen samen een oplossing zoeken, zal deze beter bij partijen passen.
  • Mediation heeft een informeel karakter.
  • Er is deskundige begeleiding waardoor iedereen tijdens de gesprekken aan bod komt.
  • Er wordt gedacht in oplossingen. Partijen kijken dus naast het verleden juist ook naar de toekomst.

Hoe werkt het mediation proces

Voor de start

Als beide partijen op eigen initiatief een mediation traject willen opstarten, dan neemt één van de partijen vaak contact op met een mediator. Als een partij een conflict met een organisatie heeft, kan het zijn dat die organisatie een interne mediator inschakelt. Als deze mediator geregistreerd is bij het MfN, moet deze mediator zich houden aan de MfN Gedragsregels en zich daarom onafhankelijk en neutraal opstellen.

Intake en eerste bijeenkomsten(en)

Zodra een (eerste) afspraak met de mediator gemaakt is, is het verstandig dat partijen deze bijeenkomst goed voorbereiden. Laat partijen bijvoorbeeld op papier zetten wat voor partijen het probleem is, welke zaken belangrijk zijn en wat het allerbelangrijkst is. Ook kunnen partijen proberen in te schatten hoe de ander tegen het probleem aankijkt en wat voor hem/haar belangrijk is. De mediation bijeenkomsten vinden meestal plaats op een neutrale plaats. Het eerste gesprek is een kennismakingsgesprek (of ook wel intake). De mediator zal uitleggen wat mediation inhoudt en welke uitgangspunten gelden tijdens een mediation.

Mediation overeenkomst

Na de intake legt de mediator een aantal dingen vast in een mediation overeenkomst, zoals de vertrouwelijkheid en geheimhouding, over welk onderwerp het conflict gaat en welk uurtarief geldt. Ook verklaren partijen dat zij actief meewerken en dat zij het conflict zelf willen oplossen.

De mediator verklaart in deze overeenkomst dat hij onpartijdig zal zijn en geen enkel belang heeft bij de oplossing die partijen voor het conflict zullen vinden. Als partijen besluiten de mediation te starten, ondertekenen beide partijen en de mediator deze overeenkomst. Alle afspraken voor het mediation traject staan op papier. Daarom is een dergelijke overeenkomst belangrijk. Elke MfN Mediator is verplicht te werken met een mediation overeenkomst.

De exploratiefase

Na de ondertekening van de mediation overeenkomst start de mediation. Tijdens de bijeenkomsten zal elke deelnemer zijn kant van het conflict vertellen. De mediator zal door middel van interventies (open vragen stellen) partijen uitnodigen het conflict met elkaar te bespreken en hierin het communicatieproces begeleiden. Aan het eind van elke bijeenkomst vat de mediator de voortgang samen. Na een aantal gesprekken is het bekend hoe partijen tegen het conflict aankijken en is duidelijk wat voor iedereen de kern van het conflict is en welke belangen belangrijk zijn in de toekomst.

De onderhandelingsfase

Dan is het punt bereikt waarop partijen constructief aan oplossingen kunnen gaan werken. Daarna zal de mediator samen met partijen toetsen hoe haalbaar de oplossingen zijn.

De afrondingsfase

Als beide partijen een oplossing hebben gevonden, dan legt de mediator deze oplossing vast in een overeenkomst of vaststellingsovereenkomst. Deze overeenkomst is belangrijk omdat hierin alle afspraken beschreven staan die partijen gemaakt hebben. Het schept rechten en plichten waar partijen zich beiden aan moeten houden. Partijen ondertekenen deze overeenkomst. De Mediator niet. Hiermee verklaren partijen dat zij zich houden aan de afspraken. Na ondertekening van de overeenkomst is de mediation afgerond.

Geen oplossing, mediation niet geslaagd?

Als het niet lukt om tot een oplossing te komen, dan zal de mediation stoppen. De mediator kan dit aangeven. Maar ook als partijen er zelf geen heil meer in zien, kunnen zij aangeven dat zij willen stoppen. Er wordt dan geen overeenkomst gemaakt. Als de rechter partijen heeft doorverwezen en de mediation slaagt niet, dan wordt de gerechtelijke procedure weer opgestart.

Hoe lang duurt mediation?

In twee derde van de gevallen is mediation binnen vijf tot tien weken afgerond. Per conflict wordt gemiddeld zes tot tien uur overlegd, verspreid over een aantal gesprekken. Een gesprek duurt meestal één tot twee uur.

Kosten

Gemiddeld duurt een mediation tussen de zes en tien uur, verdeeld over een aantal gesprekken. De partijen die een mediator inschakelen betalen die kosten gezamenlijk. Meestal worden de kosten gelijk verdeeld, maar de partijen kunnen onderling natuurlijk tot een andere verdeling komen.

Onder het uurtarief vallen de volgende activiteiten van de Mediator: Mediation bijeenkomsten, doch kunnen daarnaast eventuele werkzaamheden omvatten als verslaglegging, contacten met de Partijen (hetzij elektronisch, schriftelijk of telefonisch), bestuderen van stukken, contacten met derden, en het opstellen van overeenkomsten, één en ander vanaf de aanvang van de mediation.

Voorts komen voor rekening van de Partijen alle overige directe en indirecte kosten van de Mediation, zoals eventuele huur van ruimtes, telefoon- en reiskosten, porti, honoraria en kosten van eventuele bij de mediation door de mediator betrokken derden, vermeerderd met wettelijk verschuldigde omzetbelasting.

Wanneer een mediation mislukt, zullen partijen de mediator óók moeten betalen. In de praktijk is het al gauw goedkoper een conflict via mediation op te lossen dan via de rechter.

adminMediation traject